Uma atividade exige copiar uma informação de um sistema para outro todos os dias. A equipe leva horas executando a tarefa e, naturalmente, surge uma ideia:
“Vamos automatizar.”
Pode ser uma ótima decisão.
Mas existe uma pergunta que deveria aparecer antes:
essa atividade realmente precisa acontecer dessa maneira?
A automação de processos pode reduzir tarefas manuais, aumentar produtividade e dar escala à operação. No entanto, quando aplicada sobre um processo mal estruturado, ela também pode fazer uma ineficiência acontecer mais rápido.
Antes de automatizar, entenda o processo
Imagine uma rotina que possui oito etapas.
Ao analisar o fluxo com mais atenção, a empresa percebe que duas delas existem apenas porque os sistemas não conversam. Outra surgiu anos atrás por uma necessidade que já não existe. Além disso, duas pessoas validam praticamente a mesma informação.
Automatizar as oito etapas seria possível.
Porém, talvez seja mais inteligente perguntar se todas elas ainda são necessárias.
Por isso, um projeto de automação não deveria começar somente pela escolha da tecnologia. Primeiro, é preciso compreender como o trabalho acontece hoje.
Essa lógica também está presente na metodologia da Moby: antes da execução, há etapas de diagnóstico, levantamento de dados, identificação de gargalos e desenho dos processos atuais e futuros.
Nem toda tarefa manual precisa desaparecer
Existe outro equívoco comum: imaginar que transformação digital significa eliminar qualquer intervenção humana.
Nem sempre.
Atividades repetitivas, baseadas em regras e com grande volume costumam apresentar características favoráveis à automação. Por outro lado, decisões que dependem de contexto, negociação ou interpretação podem continuar exigindo participação humana.
A pergunta, portanto, não deveria ser apenas:
“O que conseguimos automatizar?”
Uma questão mais estratégica seria:
“Onde a automação libera pessoas de tarefas de baixo valor para que elas possam atuar onde análise e decisão realmente importam?”
Essa perspectiva está alinhada ao conceito de automação de processos apresentado pela IBM, que relaciona a tecnologia à execução de tarefas e fluxos com menor necessidade de intervenção manual.
Onde a automação realmente gera valor?
Um bom candidato à automação costuma apresentar alguns sinais.
A tarefa acontece muitas vezes. As regras são relativamente claras. Existe esforço manual significativo. Erros de digitação ou transferência de informações são possíveis. Além disso, o processo consome tempo que poderia ser direcionado a atividades mais estratégicas.
Nesse cenário, tecnologias como RPA podem assumir determinadas rotinas digitais.
Integrações entre sistemas também reduzem a necessidade de transportar informações manualmente de uma plataforma para outra. Consequentemente, a operação pode ganhar velocidade e consistência.
A Moby atua justamente com soluções de RPA e automação, além de integração de sistemas e APIs, aplicações personalizadas, dashboards e inteligência de dados.
Automatizar também exige medir
Depois que uma automação entra em operação, o trabalho não termina.
É necessário entender se ela realmente resolveu o problema que justificou o projeto.
Por exemplo: quanto tempo era gasto anteriormente? Quantas intervenções manuais eram necessárias? Qual é a taxa de erro? O processo ficou mais rápido? A equipe ganhou capacidade para outras atividades?
Essas perguntas ajudam a separar uma automação tecnicamente funcional de uma automação que realmente produz resultado para o negócio.
A Microsoft Power Automate também apresenta a automação como uma forma de simplificar processos repetitivos e conectar fluxos de trabalho, reforçando a importância de olhar para o processo como um todo.
O melhor processo automatizado pode ser menor que o original
Esse talvez seja o principal ponto.
Ao revisar uma rotina antes de automatizá-la, a empresa pode descobrir que algumas etapas podem ser eliminadas, outras simplificadas e determinadas informações integradas diretamente.
Como resultado, o processo futuro não precisa ser uma cópia digital do processo antigo.
Ele pode ser melhor.
Essa é a diferença entre simplesmente digitalizar uma rotina e utilizar tecnologia para redesenhar a forma como o trabalho acontece.
Primeiro simplifique, depois acelere
A automação de processos tem potencial para eliminar tarefas repetitivas, integrar informações e aumentar a eficiência operacional.
Entretanto, tecnologia não deveria servir para preservar ineficiências.
Por isso, antes de automatizar, é importante compreender o processo atual, identificar gargalos, eliminar etapas desnecessárias e definir claramente o resultado esperado.
Na atuação da Moby, automação, RPA, integração de APIs, aplicativos e inteligência de dados fazem parte de um ecossistema tecnológico conectado à melhoria dos processos e à eficiência operacional.
Automatizar bem, portanto, não é simplesmente executar mais rápido o que já existe. É aproveitar a tecnologia para construir processos mais simples, integrados, eficientes e liberar as pessoas para atividades em que análise e decisão realmente fazem diferença.
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Leia também: Automação logística: Prós e contras.